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Zeitspar-Tricks Die perfekte Zeiteinteilung im Job

28.10.2015 ,
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Timing ist alles. Mit unseren Tipps in Sachen Zeitmanagement nutzen Sie Ihre Zeit im Büro effektiver und kommen bei der Arbeit schneller voran

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Tipps Zeiteinteilung im Job: Die perfekte Zeiteinteilung im Job
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Die Leistungskurve des Tages

  • Morgens: Die Morgenstunden zwischen 8 und 11 Uhr sind perfekt für alle Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern: „In der Zeit ist man am leistungsfähigsten, Sie vergeuden keine Zeit“, sagt Buchautor Professor Lothar Seiwert („Noch mehr Zeit für das Wesentliche“, Ariston 20 Euro). Wenn Sie zwischendurch kurze Pausen machen, sind Sie noch leistungsfähiger.
  • Mittags: Die Mittagspause liefert die Energie für den Nachmittag. Beim Essen mit den Kollegen zu brainstormen, liefert kreativen Input, den Sie im zweiten Leistungshoch des Tages gegen 16 Uhr direkt umsetzen können.
  • Abends: Kurz vor Feierabend ist der Akku leer. Zeit für Routinearbeiten, die nicht Ihre volle Leistung erfordern: Aufräumen, kleine Vorbereitungen für den nächsten Tag treffen und eine Liste mit den wichtigsten To-Do’s für den nächsten Morgen erstellen – so behalten Sie immer den Überblick.   


Die 11 besten Zeitspar-Tricks im Job

Wer schneller arbeitet, schafft mehr. Mit diesen Tipps sparen Sie im Job kostbare Zeit und erledigen Ihre Arbeit schneller:

1. Prioritäten setzen: Was passiert eigentlich, wenn Sie diesen Arbeitsschritt nicht machen? Gar nichts? Dann lassen Sie's einfach.

2. Sofort anfangen: Je früher Sie anfangen, desto eher sind Sie fertig. Lassen Sie Aufgaben deshalb nie lange herumliegen oder sich von anderen Dingen ablenken.

3. Post-Disziplin: Halten Sie Ihr Mailpostfach ordentlich. Eingehende E-Mails einmal lesen und gnadenlos löschen, was unwichtig ist. Wenn Sie sich unsicher sind, trotzdem weg damit. Der Absender meldet sich schon, wenn es doch wichtig war. Dringendes sofort beantworten oder weiterleiten. Wichtigste Regel: Sammeln verboten! Das gilt übrigens genauso für Briefe.  

4. E-Mails bündeln: Statt zwanzig Mal am Tag das Mailprogramm zu starten, um eine E-Mail zu verfassen, lieber alles bündeln und Ihre Messages alle direkt nacheinander tippen. Ausgenommen sind davon natürlich brandheiße Entscheidungen – die klären Sie am besten sofort.

5. Telefon-Trick I: Das Telefon klingelt und Sie nehmen ab. Der Anrufer reißt Sie mit seinem Anliegen aus Ihren Gedanken und sobald Sie auflegen, wissen Sie nicht mehr, wo sie gerade aufgehört hatten. Statt jeden Anruf sofort entgegenzunehmen, können Sie das Telefon auch einfach mal klingeln lassen und später zurückrufen. Oder Sie nehmen kurz ab und verabreden einen Rückruftermin.

6. Telefon-Trick 2: Der Gesprächspartner an der Strippe hält Sie auf, seit 5 Minuten drehen Sie sich im Kreis. Hier ist kein Platz für übertriebene Höflichkeit. Brechen Sie das Telefonat sofort ab. Mit kleinen Notlügen wie einer beginnenden Konferenz oder einem zweiten Anrufer in der Leitung lassen sich die meisten Nervtöter schnell abwimmeln.

7. Flexible Arbeitszeit: Fragen Sie doch beim Chef mal nach, ob Sie morgens nicht etwas früher anfangen oder die Mittagspause ausfallen lassen können. So kommen Sie abends früher aus dem Büro.

8. Speichern: Sichern Sie wichtige Informationen wie Ansprechpartner und Adressen logisch sortiert in PC-Datenbanken, statt sie mitsamt unwichtiger Details auf Papier zu verwahren.

9. Abblocken: Plötzlich steht unangemeldeter Besuch im Büro. Natürlich wollen Sie nicht unhöflich sein, aber wenn Sie ganz ehrlich sind, raubt Ihnen das kostbare Zeit. Scheuen Sie sich nicht den Besucher auf einen anderen Termin zu vertrösten, weil Sie gerade an einem wichtigen Projekt arbeiten.

10. Auf die Faust: In der Kantine hocken Sie jeden Mittag länger als nötig und vergeuden außerdem Zeit auf dem Weg dorthin. Bringen Sie sich selbst etwas zum Mittag mit oder bestellen Sie etwas Leckeres beim Lieferservice.

11. Mülltonne: Ordnung am Arbeitsplatz ist wichtig. Das ständige Suchen oder zur Seite schieben von Unwichtigem kostet unnütz Zeit. Sortieren Sie deshalb regelmäßig alles aus, was sie nicht mehr brauchen.

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